10 questions à se poser pour bien choisir son logiciel de gestion AMAP

10 questions à se poser pour bien choisir son logiciel de gestion AMAP

Résumé

Utiliser une plateforme digitale pour gérer votre amap nécessite de vous poser les bonnes questions.

Nous sommes à un tournant d’une nouvelle ère qui souffle sur l’agriculture.
Le confinement est passé par là, perturbant et à la fois stimulant un intérêt vers les circuits ultra-courts comme celui des amaps. 
Les consommateurs veulent se rapprocher d’une agriculture plus responsable et aider à son développement en s’engageant.

En parallèle, la demande pour aller vers la bio (et d’autres labels plus engageants comme Nature&Progrès ou Demeter) se développant, de nombreuses solutions sur le net ou de nouveaux magasins bio proposent une vente directe. En 10 ans, le développement est exponentiel.

Les amaps ont leur carte à jouer, mais pas sans l’acquisition d’un outil digital performant !

Les amaps doivent tourner la page du tout papier, soumis également aux RGPD : les feuilles d’émargements doivent être détruites dans les 48h, chaque bénévole doit être déclaré s’il a accès au numéro de téléphone des autres adhérents, etc.
Quant au tableau excel partagé sur des opérateurs nationaux ou internationaux, ou même par email, la confidentialité des données est encore moins assurée…

L’engagement en amap demande beaucoup d’administratif pour les membres bénévoles de l’association, mais également pour les producteurs qui comptent leurs chèques et passent trop de temps à gérer les contrats avec les bénévoles.

La fin des chèques gratuits est annoncée, on fait comment ?

Postulat : Un outil informatique doit simplifier la gestion des contrats par abonnement et réduire le temps administratif pour les bénévoles de l’amap, les producteurs et aussi pour les adhérents.

Quelles sont les questions à se poser avant d’opter pour un outil numérique pour son circuit court ?

1. Que penser de l’open source ?
Vous avez certainement entendu parler de ces programmes informatiques dont le code source est distribué sous licence gratuite.
C’est le dada des informaticiens passionnés qui essayent d’apporter leur contribution. La contrepartie, c’est que l’approche n’est pas globale (souvent par manque de temps pour envisager une approche holistique du besoin).
Ces logiciels apportent une solution rapide pour un problème précis.
En revanche, les informaticiens ne sont pas graphistes ni experts de l’expérience utilisateur.
Il y a donc de fortes chances pour que l’outil ne soit accessible qu’aux informaticiens et pas du tout à l’utilisateur non-expert du digital.
Utiliser un outil qui n’est pas convivial pour l’utilisateur est un réel frein.
Si vous avez la chance d’avoir un bénévole informaticien, c’est bien mais un peu dangereux.

2. Qui héberge le logiciel ?
Avec un logiciel gratuit, vous serez amené à trouver vous-même votre hébergeur qui n’est pas toujours gratuit.
Attention à la fragilité des hébergements bénévoles qui reposent encore une fois sur une personne et qui ne garantissent aucunement la récupération des données en cas de panne.

3. Qui assure la maintenance et la pérennité (mise à jour) du site ?
En cas de panne, qui restaure ?
Bons nombres de sites finissent par afficher le fameux Oups !!
Les amaps comme certains sites de producteurs n’échappent pas à cette fatalité si le développement n’est pas professionnel et administré correctement. A titre d’exemple, un site sous WordPress peut sembler très peu onéreux, mais sans maintenance il sera piraté en moyenne 500 fois par semaine !

Créateur de plateforme, c’est un métier : personne ne peut prendre le titre d’agriculteur en cultivant son jardin. Pour créer une plateforme digitale, c’est la même chose et cela demande les compétences de plusieurs métiers du numérique. Cela demande beaucoup de temps, d’investissement et ne se fait pas sans argent.

4. Est-ce que mon amap recherche un outil qui gère ou pas les abonnements ?
Le principe même de l’amap, c’est l’engagement sur la durée.
Beaucoup de solutions logicielles pour amap ne proposent pas de commandes automatiques par tacite reconduction. Il est nécessaire aux référents contrats d’intervenir trop souvent.
Nous vous recommandons d’opter pour un outil complet sans quoi, cela revient à reproduire en légèrement mieux ce que vous faites avec les contrats papiers et vos tableaux excel ou g..gle forms.

5. Est-ce que l’outil est utilisable depuis un téléphone mobile ou une tablette ?
Lorsqu’une amap cherche à acquérir un outil digital, elle ne pense pas forcément à tous ses adhérents.
Pourtant, lorsque l’on passe la journée devant un écran, il est bien pratique de pouvoir prendre ses contrats (voir le contenu du panier, gérer ses vacances etc.) depuis son téléphone.
La tendance nationale est manifeste, en moyenne aujourd’hui un site internet est vu à 60% sur mobile ! Ce taux est encore plus important pour les jeunes générations, pas assez représentées en amap.

6.  Est-ce bien si c’est gratuit ?
Nous nous contenterons de répondre par deux expressions :
– Si c’est gratuit, c’est toi le produit !  Attention à la réutilisation des données
– Tu en auras pour ton argent ! Bien relire les réponses aux questions précédentes 😉

7.  Est-ce bien si la plateforme donne une visibilité à mon amap et fédère de nouveaux adhérents ?
Certaines amaps en zone de grande densité n’en n’ont pas besoin.
Pour d’autres, c’est une fonctionnalité essentielle pour recueillir de nouvelles inscriptions.
Il faut se tourner vers son mouvement régional et voir si l’annuaire est à jour et convivial au sens où il se donne les moyens de faire de la communication sur la toile vers votre amap. 
Acquérir un logiciel convivial fera (re)venir certains amapiens lassés par le manque de souplesse et les lourdeurs administratives.

8. Est-ce que le logiciel est facile d’utilisation pour les producteurs ?
Regardez bien si l’outil est simple également d’utilisation pour les producteurs. Aidez les producteurs ne veut pas dire les rendre dépendants des bénévoles de l’amap.
Un outil digital qui leur permet d’avoir l’ensemble de leurs amaps ou de leurs ventes en direct est tout simplement génial. Et souvent, ils ne savent pas que c’est possible ! (cf notre article à leur transmettre)

9. Est-ce que je dois obligatoirement prendre un outil préconisé par mon organisation régionale ou nationale amap ?
Plusieurs groupes poussent leur propre outil souvent développé au départ par une amap locale.
Selon les régions, les recommandations sont disparates et encouragent des solutions qui ne répondent pas aux questions que nous venons d’exposer.
On entend aussi parfois des recommandations contradictoires sur certains outils… Une seule interrogation : peut-on être juge et partie ?  A vous d’en juger !

10.  Est-ce que je peux prendre un outil digital développé par une entreprise indépendante ?
Certaines personnes du mouvement des amaps pensent qu’entreprendre, c’est mal.
C’est en fait faire une offense aux producteurs qui eux-mêmes sont des chefs d’entreprises. Nous aurons l’occasion de revenir dans un prochain article sur le rôle politique ou apolitique des amaps.
Au-delà de mot « entreprise », regardez avant tout son statut : est-elle sous forme coopérative ou ESUS ? Qui sont ses actionnaires ? Le passage au numérique demande le temps de la réflexion et plusieurs échanges avec les interlocuteurs digitaux sont nécessaires afin de bien connaître et d’être convaincu.
Il s’agit avant tout d’identifier si vous pouvez avoir confiance.

Le réseau des amaps menace en indiquant que certains logiciels peuvent être une entrave aux amaps en se posant en intermédiaire. Si la plateforme n’encaisse pas directement les sommes qui vont de l’adhérent aux producteurs, elle n’est pas intermédiaire… comme Excel qui n’est pas un intermédiaire.
Si en revanche, vous utilisez une plateforme pour payer les cotisations à l’association, votre association devient intermédiaire.
Les banques ou organismes financiers qui assurent la sécurité des transactions ne sont pas considérés comme des intermédiaires.
Aujourd’hui, la plupart des plateformes en ligne sont « branchées » directement sur les comptes des producteurs. C’est donc le producteur qui encaisse directement les sommes via la plateforme.
Si les sommes versées par les adhérents étaient encaissées par les amaps ou une plateforme digitale, la pratique devenue commerciale serait requalifiée par l’Etat et c’est ce que souhaite à juste titre éviter le mouvement.
Vous connaissez le dicton « qui veut noyer son chien l’accuse d’avoir la rage ».

Le principe des amaps est que chaque amap reste indépendante dans son organisation et son fonctionnement ! La plupart répondent à la charte des amaps mais si l’on creuse, beaucoup font des aménagements et souvent en toute bonne foi, en fonction des spécificités de chaque territoire.

Alors, vous l’aurez compris, un outil numérique n’est pas simple à acquérir.
Il ne doit pas être une charge supplémentaire mais bien une réelle aide.
Sa mise en place doit être simple et rapide avec des fonctionnalités utiles.

L’important pour les bénévoles de l’amap, c’est de faire du lien social entre amapiens et avec leurs producteurs. C’est faire davantage d’animations par le temps libéré et favoriser l’arrivée de nouveaux producteurs. C’est faire davantage d’actions solidaires aussi.

Un bon outil vous libère des tâches fastidieuses et donne de votre groupe une image dynamique qui correspond à l’aire du temps.

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